Program & Award Officer

BACKGROUND

IRC’s Crisis Response, Recovery & Development department (CRRD) leads and delivers the IRC’s work in crisis-affected contexts around the world. In FY24, we served over 36M crisis-affected people with high quality humanitarian programming. This was achieved by over 16,000 staff across 350 office in 40+ countries, working to deliver more than 600 individual grants and contracts and an annual budget in excess of $830M.

 

The Awards Management Unit (AMU) is responsible for identifying, securing and managing all funding from public institutional (government and multilateral) donors for the IRC. AMU is a bridge between donors and the IRC’s work on the ground. The team leads donor engagement, provides expert technical advice to colleagues delivering our services around the world, ensures consistency and compliance with donor policies and procedures, and manages associated risk. The unit also supports all IRC staff working on awards from public donors and partnerships. 

 

The West and Central Africa Region (WACAR) supports effective, efficient, and high-quality programming by strengthening capacity around client outcomes, program quality, strategic positioning, and business development for IRC’s country offices in Burkina Faso, Burundi, Cameroon and CAR, Chad, Cote d’Ivoire, DRC, Mali, Niger, and Nigeria.

 

The Purpose of the Role

The Program and Awards Officer (PAO), supervised by the Senior Program & Awards Advisor (SPAA) and working in close collaboration with the Program Development & Award Advisors, supports IRC country programs in their efforts to ensure successful implementation of institutional donor award requirements and reporting, ensuring basic compliance, accurate financial information, strong partnerships support, and good quality narratives on program outputs. This position will work across donor portfolios in the WACAR region.

 

Key Working Relationships:

Reporting to the Senior Program & Awards Advisor, the PAO  will work closely with Country Program Grants and Partnership teams, and regionally based colleagues, as well as with other Program Development & Awards Advisors, and across all teams within the Awards Management Unit, Crisis Response Recovery and Development Department, and other key departments within IRC.

 

KEY ACCOUNTABILITIES:

Award Management and Compliance (60%)

• Support PDAAs in the WACAR region with awards management tasks, producing high-quality donor deliverables, and general oversight of the IRC’s institutional donor portfolios in supported country programs.
• Review of narrative and financial reports, collaborating with and ensuring input from relevant colleagues.
• Support Program Development & Award Advisors and the country programs they support with budget realignments and award amendments/modifications, where necessary.
• In collaboration with Program Development and Award Support colleagues, track and document lessons learned from finalized projects and ensure they are fed into the Business Development team.
• Stay informed about programmatic issues and security and political developments in the region and how they might affect program implementation.
• Maintain relevant team trackers and project reporting schedules.
• Support country offices in maintenance of IRC’s award management system, OTIS, supporting awards teams to ensure that all IRC internal documentation and processes are followed, including support to internal project code updates as needed. Onboarding of country program Grants staff on OTIS as needed.
• Maintain strong, collaborative relationships with country Grants and Partnerships teams, the Regional Program & Awards Support team, AMU, and other departments to ensure consistent use of IRC partnership tools, support donor compliance, and facilitate effective communication through established protocols.

Partnerships 20%

• Support PDAAs and the Grants and Partnerships teams of the WACAR region in developing, reviewing, approving and implementing their Partnership Agreements in accordance with IRC’s internal processes, policies and procedures.
• Provide administrative and compliance support on partnership agreements across the region, supporting the Program Development and Awards Advisors (PDAAs) and Country Programs in partnership agreement reviews and completion.
• Complete the Donor Check and Compliance Approver reviews and approvals in alignment with PEERS policy and established internal thresholds.
• As agreed with PDAAs, provide first-line advisory support to CP teams on contractual/compliance components of PEERS, coordinate with OGC to review MOUs and Collaboration Agreements and facilitate communication between OGC and CPs.
• Assist country offices with use of the IRC’s Partnership Excellence for Equality and Results System (PEERS) – orient Grants and Partnership teams on relevant sections of PEERS to guide their actions and decisions.
• In collaboration with Program and Award Support colleagues, track and document lessons learned from Partnership efforts and processes, and feed these into the development of future tools or trainings in support of PEERS implementation within the CPs.
• Support country offices in maintenance of subawards across IRC’s award management system (OTIS) supporting CP teams to ensure that all IRC internal documentation and processes are followed
• Support with the onboarding of country program Grants and Partnerships staff on PEERS as needed.
• Maintain regional Partnership files in collaboration with the Regional Program and Awards Support team.

Capacity Building and Training (10%)

• Assist in the development and maintenance of work-processes and checklists for awards management, subawards implementation and reviews.
• Contribute to the development of training materials and facilitate/co-facilitate both online and face to face trainings on PCM Partnership and PEERS, as needed.

Other Responsibilities (10%)

• Provide coverage for key grants and/or partnerships functions remotely and in-country as requested, to assist with short-term gaps and emergency support.
• Provide short-term cover when Program Development and Awards Advisors are absent, supported by their line manager as needed.
• Scheduling and note-taking for team meetings and for regular meeting routines with country programs and other stakeholders, as agreed with supervisor.
• Additional duties in addition to the core job role will be discussed with supervisor as appropriate:

   

PERSON SPECIFICATION 

Experience and/or Qualifications:

Diversity of relevant experience is welcomed for this role. For example, experience may come from a mixture of paid and/or volunteer work, internships, transferrable skills from another industry, a gap year, etc.

Essential 

• A good general understanding of institutional donors and their requirements, for example DG-INTPA, SIDA, GFFO, BMZ, FCDO, AFD, UN etc. (knowledge of all is not required).**
• Good understanding of humanitarian aid and development programming.**
• Experience writing, reviewing and/or editing narrative and financial reports.**
• Excellent verbal and written English and French language**

Skills: 

• Excellent communication and interpersonal skills
• Ability to work collaboratively and communicate effectively as part of a diverse team
• Ability to efficiently multi-task and manage deadlines effectively
• Solid organizational skills, including prioritization of tasks
• Excellent attention to detail
• Ability to work with colleagues successfully and effectively in a multi-cultural environment
• Both a great teammate and an independent performer in a fast-paced environment
• A flexible work attitude and a desire to contribute to the culture of a supportive, highly engaged team
• Good IT skills (Word, Outlook, Excel)
• Willingness to travel

 

Recruitment Process

The process for this role will be as follows:

• Screening call online with HR
• Written Assessment
• Panel interview online

 

The IRC is an equal opportunity employer and we value diversity. We do not discriminate based on race, religion, color, national origin, sex, gender, gender expression, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status. We will ensure that individuals with disabilities are provided reasonable accommodation to participate in the job application or interview process, to perform essential job functions, and to receive other benefits and privileges of employment. Please contact us to request accommodation.

 

Compensation: (Pay Range: £44,500 – £47,000) Ranges are based on various factors, including the labor market, job type, internal equity, and budget.  Exact offers are calibrated by work location, individual candidate experience and skills relative to the defined job requirements.

 

 

Grants and Partnerships Officer

Contexte/Résumé sur l’IRC :

International Rescue Committee (IRC) aide les personnes touchées par des crises humanitaires—y compris la crise climatique—à survivre, se remettre et reconstruire leur vie. L’IRC soutient les réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique et en Asie, ainsi que par le biais d’un programme de soutien à la réinstallation aux États-Unis. L’IRC est une organisation engagée en faveur de la liberté, de la dignité humaine et de l’autonomie. Cet engagement se traduit par une aide à la réinstallation bien planifiée, une assistance d’urgence mondiale, une réhabilitation et un plaidoyer pour les réfugiés.

Au Cameroun, l’IRC a commencé ses activités dans la région de l’Extrême-Nord en 2016, dans la région du Sud-Ouest en 2018, et dans la région du Nord-Ouest en 2019—en fournissant un soutien en matière de sécurité alimentaire, en améliorant les services et infrastructures WASH, et en protégeant les droits des populations affectées, y compris la prévention et la réponse à la violence basée sur le genre.

 

Aperçu/Résumé du poste :

Sous la supervision directe du Grants Coordinator, La Grants and Partnership Officer, est chargé de soutenir l’équipe de l’IRC en appuyant le processus de reporting aux bailleurs et à des fins internes, en maintenant les dossiers de subventions et les documents de suivi (en Excel) ainsi que les bases de données de l’IRC, en planifiant et en organisant les réunions régulières sur les subventions, et en gérant les subventions au quotidien. Il/elle sera également responsable de la liaison avec les partenaires sur le terrain, de la coordination des activités liées aux partenariats et de la rédaction des rapports. L’objectif de l’Unité Partenariats sera de superviser la gestion, la coordination et les éléments clés du contrôle des risques du portefeuille de sous-subventions de l’IRC, afin d’assurer un niveau élevé de gestion des risques et de conformité dans des partenariats solides et de haute qualité qui fournissent une assistance rapide et efficace. Le Responsable des Subventions et des Partenariats jouera un rôle clé dans le soutien aux partenaires dans le développement de leurs projets et veillera à une communication claire et efficace entre les différentes personnes impliquées dans le partenariat.

Superviseur Technique : Grants and Partnership Coordinator

Superviseur Direct : Le Responsable des Subventions et des Partenariats sera sous la supervision directe du Coordinateur de Terrain. Il/elle fournira mentorat, direction et conseils, signera ses feuilles de temps et fournira un soutien administratif quotidien, tout en veillant à ce que les tâches assignées par le Coordinateur des Subventions soient réalisées.

Autres contacts internes et/ou externes : Le Responsable des Subventions et des Partenariats travaillera en étroite collaboration avec la Responsable des Partenariats, les Coordinateurs Techniques, les Chefs de Projet, les Chefs de Projet Senior ainsi que le Département de Suivi et Évaluation, pour garantir une gestion de subventions de qualité.

 

Responsabilités Principales :

Le Responsable des Subventions et des Partenariats soutiendra le Coordinateur des Subventions et le Responsable des Partenariats dans la gestion de toutes les activités liées aux bailleurs et dans le développement des documents pour les bailleurs afin d’assurer des relations de qualité avec les bailleurs et un reporting en temps voulu ; surveiller le système de gestion des subventions ; documenter les résultats et les rapports, y compris la préparation et/ou la révision des informations pour les partenaires et les parties prenantes internes.

 

Responsabilités spécifiques :

Système de gestion des subventions:

• Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des suivis de subventions, des plannings de reporting, des modèles, et veiller à ce que l’équipe soit au courant des échéances.

• Soutenir l’équipe Programme et Opérations, le Coordinateur des Subventions dans la préparation et le suivi des réunions de cycle de projet, et diriger les réunions si nécessaire.

• En collaboration avec les équipes programme et opérations, mettre en place des systèmes efficaces pour garantir un reporting en temps voulu aux bailleurs, aider le personnel à comprendre les exigences des bailleurs et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format, et éditer les sections des rapports si nécessaire.

• Soutenir la rédaction des rapports pour les bailleurs et garantir que les rapports sont de haute qualité et soumis dans les délais.

• Aider à répondre aux questions/problèmes de conformité des bailleurs pour IRC Cameroun.

• Aider à la préparation et à la participation aux visites de suivi externes, aux examens et aux audits, ainsi qu’aux évaluations inter-sites si nécessaire.

• Établir et maintenir des dossiers électroniques et papier pour chaque projet financé par des subventions à des fins de suivi et de reporting.

• Réaliser des revues de conformité routinières des programmes de subventions.

• Soutenir, à la demande du Coordinateur des Subventions, l’analyse du plan de dépenses.

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes finance et subventions pour examiner et ajuster le budget si nécessaire.

Communication :

En collaboration avec le Coordinateur des Subventions, elle sera responsable de :

• Contribuer à la rédaction et à l’édition des bulletins d’information internes et externes d’IRC et s’assurer que les contributions des collègues sont partagées en temps utile.

• Travailler à l’élaboration de fiches d’information et d’histoires de succès liées à nos activités.

• Diriger, avec le soutien du Coordinateur des Subventions, la révision des matériels de visibilité d’IRC et des donateurs en veillant à ce qu’ils soient conformes à IRC et aux donateurs.

• Effectuer occasionnellement des visites de terrain et des missions de collecte de contenu depuis Bamenda pour capturer des histoires.

Partenariat :

• Processus de partenariats/sous-subventions :

Aider à la cartographie des partenaires et à l’analyse des parties prenantes en coordination avec les programmes.

En collaboration avec le Coordonnateur des Subcentions et des Partenariats et le personnel opérationnel et technique si nécessaire, soutenir l’organisation et la facilitation des évaluations de capacité et des évaluations des risques pour les partenaires potentiels.

• Soutien aux partenaires et partage de capacité :

Aider à la surveillance opérationnelle, financière et programmatique de tous les partenaires.

Collaborer avec d’autres départements d’IRC (Chaîne d’approvisionnement, Finance, RH et Programmes pour soutenir le partenaire) et identifier des opportunités pour IRC de soutenir les efforts de renforcement des capacités des partenaires.

Soutenir le rôle d’IRC dans la mise en œuvre des plans de renforcement des capacités pour les partenaires en étroite coordination avec le Responsable des Partenariats.

Alimenter les suivis de partenariats avec les données collectées auprès des équipes programme, partenariat et finance et diffuser les informations (y compris le suivi) sur les partenaires aux départements concernés, si nécessaire.

• Documentation, suivi et reporting :

Collaborer avec la finance pour assurer les transferts de fonds en temps voulu et un suivi financier adéquat et un soutien pour les partenaires.

Maintenir des dossiers électroniques complets sur les partenaires, en veillant à ce qu’ils soient rationalisés et bien organisés.

Coordonner avec les équipes techniques concernées, réviser les rapports internes mensuels, compiler et soumettre les rapports des partenaires dans les rapports globaux aux donateurs.

• Représentation et tâches spéciales :

À la demande du Responsable des Partenariats, représenter IRC Cameroun lors des réunions internes et externes pertinentes et transmettre les informations importantes de ces réunions au Responsable des Partenariats.

À la demande du Responsable des Partenariats, prendre en charge des projets divers ne relevant pas des responsabilités soulignées dans cette description de poste.

 

Exigences :

• Diplôme de licence dans un domaine pertinent et expérience applicable dans la gouvernance des ONG, l’administration et la gestion des subventions, y compris le développement commercial et la conformité.

• Au moins un an d’expérience dans un rôle de gestion des subventions, de préférence dans une ONG.

• Expérience antérieure en gestion des subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des bailleurs américains (USAID/BHA, BPRM), européens (ECHO, SIDA).

• Expérience avérée dans la coordination des rapports aux bailleurs institutionnels et privés.

• Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité avérée à produire et à éditer des documents sous pression.

• Connaissance pratique de la préparation et de la gestion de budgets.

• Maîtrise de Windows, Microsoft Office.

• Capacité à travailler dans des environnements de sécurité volatile.

• Anglais et Français écrit et parlé courant.

 

Environnement de travail :

Le Responsable des Subventions et des Partenariats sera basé à Bamenda.

 

Le délai de réception des candidatures est fixé au 23 mars 2026.

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L’IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et principes décrits dans le IRC Way – Normes de Conduite Professionnelle. Ces valeurs sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC maintient et applique des politiques pour protéger les bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, protéger les enfants, prévenir le harcèlement sur le lieu de travail, garantir l’intégrité financière et éviter les représailles. L’IRC et ses employés doivent respecter les valeurs et principes contenus dans le IRC Way (Normes de Conduite Professionnelle). Ces valeurs sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC maintient et applique des politiques pour protéger les bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, assurer la protection des enfants, prévenir le harcèlement au travail, garantir l’intégrité financière et éviter les représailles.